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Règlements de l'association canadienne de surveillance civile du maintien d l'ordre (ACSCMO ou « l'Association »)

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CONDITIONS D'ADHÉSION

1. Ne sont admis à devenir membres de l'Association que les personnes et les organismes qui démontrent un intérêt à l'égard de la poursuite des objectifs de l'Association, laquelle se compose des catégories suivantes de membres:

• (a) les membres ordinaires;
• (b) les membres associés.

2. Sont admis à devenir membres ordinaires de l'Association:

• (a) les organismes fédéraux ou provinciaux mandatés en vertu d'une loi pour exercer une surveillance civile au Canada;
• (b) les organismes dont les membres sont des organismes visés au paragraphe a);
• (c) les personnes qui sont nommées ou employées par un organisme visé aux paragraphes a) ou b), ou qui y sont associées;
• (d) les personnes nommées ou employées par les autorités de gouvernance des Premiéres nations.

3. Les organismes de police des Premières nations mandatés pour exercer une surveillance civile en conjonction avec des organismes visés aux paragraphes a) et b) constituent une catégorie spéciale de membres ordinaires de l'Association.

4. Les personnes ou organismes qui démontrent un intérêt à l'égard de la surveillance civile du maintien de l'ordre au Canada peuvent devenir membres associés de l'Association.

OBJECTIFS

5. Les objectifs de l'Association canadienne de surveillance civile du maintien de l'ordre sont de:

• (a) veiller à l'apparition d'une surveillance civile du maintien de l'ordre, à son développement, à sa formation, et d'apporter une assistance technique à cet égard;
• (b) créer un forum national à vocation de centre d'information et une publication éducative à l'intention du public et des organismes qui œuvrent dans le domaine de la surveillance civile du maintien de l'ordre;
• (c) encourager l'adoption des normes éthiques les plus élevées par les organismes de surveillance du maintien de l'ordre;
• (d) instruire le public par la mise en place de mécanismes visant à développer les relations entre la police et la communauté, instruire les organismes de maintien de l'ordre et les encourager à répondre avec tact aux problémes et aux problémes et aux plaintes des citoyens.

6. Pour les besoins des affaires de l'Association:

• (a) « surveillance civile» signifie l'examen externe, la surveillance et la revue par des autorités civiles indépendantes des activités de maintien de l'ordre dans le but d'amener les organismes chargés du maintien de l'ordre, ainsi que leur personnel, à rendre compte de leurs activités au public ou à améliorer cette pratique;
• (b) « maintien de l'ordre» désigne les institutions chargées du maintien de l'ordre, ainsi que leur personnel.

7. Le conseil peut fixer le montant annuel des frais d'adhésion ou des cotisations pour les deux catégories de membres, ainsi que la date d'échéance de paiement. Ces frais peuvent varier selon des critéres déterminés par le conseil, qui pourra les supprimer par un vote à la majorité des deux tiers.

8. Les membres ordinaires et les membres associés peuvent se prononcer par vote sur toutes les affaires de l'Association lors des assemblées de celle-ci.

SIÈGE DE L'ASSOCIATION

9. Le siège de l'Association est réputé se trouver dans la municipalité et la province de résidence du président en titre.

CONSEIL

10. L'Association est dirigée par un conseil d'administration (le conseil).

11. Le conseil a autorité en matière de stratégie, de programmes et de gestion générale des finances de l'Association et peut déléguer l'ensemble de ses pouvoirs à un comité de gestion. Les affaires de l'Association, dont le placement et l'utilisation de ses fonds, ainsi que la garde de ses biens, sont gérées par le conseil.

12. Le conseil peut se réunir en tout temps et en tout lieu moyennant que chaque administrateur ait été avisé de la tenue de la réunion par écrit ou par voie électronique avec un préavis d'au moins 14 jours francs, et qu'il y ait au moins une réunion par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du conseil de l'Association n'a pour effet d'invalider ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver et confirmer une ou l'ensemble des délibérations de cette réunion.

13. Le tiers des administrateurs du conseil constitue le quorum. Les décisions du conseil sont prises à la majorité simple des voix exprimées lors des réunions, chaque administrateur disposant d'une voix. Le président ne vote qu'en cas d'égalité des voix.

14. Un résumé des décisions du conseil doit être inséré dans une publication de l'Association de diffusion générale.

ÉLIGIBILITÉ ET ÉLECTION DES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

15. Tout dirigeant d'un organisme mandaté par une loi provinciale ou fédérale et membre ordinaire de l'ACSCMO ou toute personne dûment autorisée par ce dirigeant peut devenir membre du conseil d'administration.

16. Les organismes de maintien de l'ordre des Premières nations qui constituent une catégorie spéciale de membres de l'Association élisent jusqu'à trois représentants au conseil d'administration.

17. Les membres associés élisent deux représentants au conseil d'administration. Si un seul membre associé est proposé au poste d'administrateur associé, ce membre associé est élu par acclamation.

18. Lorsque le nombre de membres associés proposés ou élus aux postes d'administrateurs est innsuffisant, des membres ordinaires de n'importe quelle partie constituante peuvent être proposés pour combler, selon le cas, le ou les postes vacants. Lorsque des membres ordinaires se portent candidats dans ces conditions, tous les membres peuvent voter.

19. Lorsqu'une partie constituante n'a élu aucun administrateur, le conseil peut nommer un membre de cette partie constituante en tant qu'administrateur jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale annuelle de l'Association.

INDEMNISATION

20. Chaque administrateur, membre du comité, dirigeant de l'Association ou toute autre personne qui a contracté ou assumé, ou qui est sur le point de contracter ou d'assumer, une obligation pour le compte de l'Association ou de toute compagnie contrôlée par celle-ci, de même que ses héritiers, ses exécuteurs et administrateurs successoraux, ainsi que ses biens et effets, doit respectivement, de temps en temps et en tout temps, être indemnisé et tenu à couvert, à même les fonds de l'Association,

• (a) des frais de toute nature qu'il ou elle engage dans le cadre ou en conséquence de quelque action, poursuite ou procédure intentee ou commencée contre lui ou elle, ou par rapport à quelque acte, affaire ou chose posé, mené ou autorisé par lui ou elle dans ou relativement aux fonctions qu'il ou elle exécute pour l'Association, ou par rapport à toute responsabilité du genre;
• (b) de tout autre frais qu'il ou elle engage dans les affaires de l'Association ou relativement à celles-ci, sauf les frais occasionnés par sa propre négligence ou faute intentionnelle.

DIRIGEANTS ET COMITÉ DE GESTION

21. Les dirigeants de l'Association sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et le président sortant. Seuls les membres ordinaires peuvent être élus ou nommés aux postes de dirigeants de l'Association.

22. Tous les dirigeants, à l'exception du président sortant de l'Association, sont élus pour un mandat d'un an par les membres ordinaires tels que définis aux paragraphes 2 et 3, lors de l'assemblée annuelle des membres de l'Association. Ils peuvent être réélus. Le processus de vote est présidé par un dirigeant qui n'est pas candidat. Le président ne vote qu'en cas d'égalité des voix.

23. Le conseil peut créer un comité de gestion et y nommer les dirigeants et les administrateurs de son choix.

24. Le comité de gestion peut mener toute action et exercer tout pouvoir dont le conseil est investi aux termes des présents statuts ou de la Loi sur les corporations canadiennes et doit faire rapport de tous les actes accomplis lors de la réunion suivante du conseil.

25. Un membre du comité de gestion peut être démis de ses fonctions par un vote majoritaire du conseil.

DEVOIRS DES DIRIGEANTS

26. Le président est le premier dirigeant et l'un des administrateurs de l'Association. Il ou elle préside toutes les réunions de l'Association ou du conseil. Il ou elle est responsable de la gestion générale et active des affaires de l'Association. Il ou elle doit veiller à la bonne application de tous les ordres, résolutions et objectifs de l'Association, ainsi que de toutes les directives du conseil. Le président n'a pas de voix prépondérante. En cas d'égalité des voix, la résolution ne peut pas être adoptée. Le président est ès qualités membre de tous les comités de l'Association. Le président représente les intérêts de l'Association auprès des organisations et organismes externes.

27. Le vice-président exerce les fonctions et les pouvoirs du président en cas d'absence ou d'incapacité de celui-ci, et accomplit les autres tâches qui peuvent le cas échéant lui être demandées par le conseil.

28. Le trésorier a la garde des fonds et des valeurs mobilières de l'Association et doit tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de l'Association dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de l'Association dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil. Le secrétaire-trésorier doit aussi exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil.

29. Le conseil peut conférer au secrétaire le pouvoir de s'occuper des affaires de l'Association en général sous la supervision de ses dirigeants. Le secrétaire doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès­verbaux dans les livres prévus à cet effet. Le secrétaire doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et réunions du conseil et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil ou le président dont il relèvera d'ailleurs.

30. Tous les autres dirigeants doivent remplir les fonctions qu'exigent leur mandat.

SIGNATURE DE DOCUMENTS

31. Les contrats, documents ou tous autres actes exigeant la signature de l'Association doivent être signés par deux dirigeants et engagent, une fois signés, l'Association sans autre formalité ou autorisation. Le conseil peut par résolution, lorsqu'il ya lieu, nommer un ou plusieurs membres au nom de l'Association pour signer certains contrats, documents et actes. Le conseil peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d'arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de l'Association. Le sceau de l'Association peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs dirigeants nommés par résolution du conseil.

RÉUNIONS

32. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des membres doit être tenue au Canada en un lieu déterminé par le conseil, à moins que les membres ne décident que l'assemblée soit tenue hors du Canada, et à une date fixée par le conseil. Les règles relatives à l'avis de convocation, au quorum et aux droits de vote sont celles prévues par les présents statuts.

33. Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou extraordinaire doit être envoyé à tous les membres quatorze jours avant la date de l'assemblée. L'avis d'une assemblée où des affaires extraordinaires seront traitées doit fournir aux membres suffisamment de détails pour leur permettre de se former un jugement éclairé sur celles­ci. L'avis pour chaque assemblée des membres doit rappeler aux membres qu'ils ont le droit de nommer un mandataire par procuration.

34. Outre l'étude de toute autre question qui peut être à l'attention de l'assemblée, l'ordre du jour de chaque assemblée annuelle doit contenir l'examen des états financiers et des rapports des vérificateurs, et la nomination de ces derniers pour l'année suivante. Les membres peuvent examiner toute question et en délibérer lors de toute assemblée ordinaire ou extraordinaire. Le président ou le conseil sont autorisés à convoquer à n'importe quel moment une assemblée extraordinaire des membres de l'Association.

35. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une assemblée annuelle ou générale ou l'ajournement d'une assemblée annuelle ou générale des membres de l'Association n'annulera ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout membre peut renoncer en tout temps au préavis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les membres ou dirigeants reçoivent l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de l'Association.

36. Huit membres présents à une assemblée constituent le quorum. Lors d'un vote sur des questions touchant aux affaires de l'Association, chaque membre ordinaire a droit à une voix, et chaque question doit être tranchée à la majorité des voix exprimées par les membres ordinaires présents et habilités à voter sur cette question, sous réserve d'une disposition contraire de la Loi sur les corporations canadiennes ou des présents statuts.

37. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un autre membre de l'Association en tant que mandataire pour assister et le représenter à une assemblée particulière des membres, de la manière et dans les limites autorisées par la procuration. Le mandataire doit être un membre en règle. Le conseil peut, par résolution, adopter des règles de procédure relatives au dépôt et à la validation des procurations.

38. Toute mesure qui peut être prise lors d'une assemblée des membres ordinaires, ou d'une réunion du conseil, du comité de gestion ou d'un autre comité, selon le cas, peut l'être sans tenir d'assemblée ou de réunion si un formulaire de consentement décrivant la mesure à prendre est signé par tous les membres ordinaires, tous les administrateurs ou tous les membres du comité de gestion ou d'un autre comité, selon le cas, puis déposé auprès du secrétaire-trésorier de l'Association.

39. Le conseil, sur demande écrite de membres détenant ensemble au moins 50 % des droits de vote, doit convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres.

PROCÈS-VERBAUX DU COMITÉ DE DIRECTION ET DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

40. Les membres de l'Association n'ont pas de façon générale accès aux procès-verbaux du conseil, mais une copie de ceux-ci doit être remise aux dirigeants et aux administrateurs.

MODIFICATION DES STATUTS

41. Les statuts de l'Association non compris dans les lettres patentes peuvent être abrogés au moyen de statuts adoptés par la majorité des administrateurs lors d'une réunion du conseil, et approuvés par au moins les deux tiers des membres lors d'une assemblée convoquée dans le but d'examiner lesdits statuts, à condition que l'abrogation ou la modification desdits règlements n'entre pas en vigueur avant son approbation par le ministre de l'Industrie.

VÉRIFICATEURS

42. Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes de l'Association. Le vérificateur reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante et peut être reconduit. Si le poste de vérificateur devient vacant entre deux assemblées annuelles, le conseil doit alors nommer un vérificateur qui sera en fonction jusqu'à la tenue de l'assemblée annuelle suivante. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil. Le vérificateur ne peut pas être un des administrateurs ou des dirigeants de l'Association, sauf accord unanime des membres.

LIVRES ET REGISTRES

43. Le conseil doit veiller à la tenue régulière et conforme de tous les livres et registres de l'Association prévus par les statuts ou toute loi applicable.

44. L'exercice débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

45. Les langues officielles de l'Association sont l'anglais et le français.

46. Le président statue sur toutes les questions de procédure qui ne sont pas spécifiquement prévues dans les présents statuts, et s'inspire à cet effet du règlement élaboré par M. Robert (Robert's Rules of Order).

©ACSCMO